В последнее время у меня было довольно много осознаний по поводу работы со списками — планами, делами.
Систематизировала и насчитала семь самых крупных.
Осознание № 1: список дел нужен не затем, чтобы его выполнять. А затем, чтобы разгрузить голову
Давно доказано, что наш мозг не может держать в памяти более чем 7 плюс-минус 2 задачи.
Поэтому, постоянно мысленно возвращаясь к мелким делам (помыть обувь, купить пакеты для мусора), незаконченным энергетическим хвостам и гештальтам в отношениях, проектам, по которым не приняты решения, и десяткам обычных текущих дел, мы устраиваем себе безумный перегруз и не в состоянии эффективно действовать.
Сами привязываем к себе гири, часть из которых можно было бы сразу убрать, часть — сложить в кучку, пусть полежат до поры.
Я лет десять веду дневники, занимаюсь фрирайтингом именно затем, чтоб выгружать из себя все лишнее. Но про список дел я до этого так не думала.
Теперь же я в течение недели выписала более 400 дел. Некоторые из них были сгруппированы в одно большое дело типа «привести в порядок мой SEO-блог», а уже в отдельном файле — список работ по блогу.
Представьте, что ежедневно, постоянно (иногда прорываясь и в сон) мой мозг пинговал — помню ли я про ту или иную задачу из этих нескольких сотен?
Одна из моих новых любимых фраз: «Не надо головой помнить. Головой надо думать».
Вспомнила, как года три назад установила у себя отличную, очень приятную на вид, очень продуманную внутри программу-органайзер MyLifeOrganized.
Прошла по ней курс, изучила в деталях, потратила кучу времени на грамотное перенесение туда всех своих дел и проектов.
И больше ни разу не открывала и боюсь открыть.
А все потому, что там дела все сразу на виду, и эта программа стала ассоциироваться у меня со стрессом. Сотни прописанных дел с дедлайнами ждут от меня участия. Я как будто срочно должна что-то сделать со всеми ОДНОВРЕМЕННО. В том числе принять кучу каких-то решений, которые не могут быть приняты в моем текущем состоянии, например, уставшем, или в условиях нехватки ресурсов.
Поняла, почему интуитивно сама перешла сейчас на такую схему работы со списками:
У меня есть достаточно подробные планы на 2-3 месяца вперед. Если появляется какая-то новая идея, на которую я готова выделить ресурс в том или ином месяце, я ее туда записываю и четко знаю, что не потеряю и наверняка выполню.
Есть простая табличка по дням на 1-2 недели — когда какие аудиты закончить, рассылки выпустить, статью написать, тренировки и прочее. Все, что имеет календарную привязку.
Есть монстросписок дел — в него выгружены абсолютно все дела, к которым моя память время от времени возвращается. Любые хочу или надо, любые даже мелкие дела. Про него я еще напишу ниже. Я его структурировала по сферам жизни и подпроектам. Регулярно его пересматриваю, пополняю и чищу.
И есть действительно короткий список дел на текущий день, который я составляю с вечера.
Все это я храню в своем любимом менеджере персональной информации — сейчас это программа EssentialPIM.
Осознание № 2. В наших списках много дел, по которым не приняты решения или не выделен ресурс
В сентябре я прошла отличный марафон «Убей Завтрамена» Андрея Степанова. Одним из заданий было выписать все дела в список и выделить их цветом по такому принципу:
— 1 группа: дела, по которым не принято решение и по которым очень важно принять решение, но в данный момент вы этого не можете сделать (недостаточно ресурсов, информации и т.д. Причина не важна). Это очень энергоотсасывающие дела. Мы крутимся вокруг них с ощущением, что вроде надо их сделать. А решение — делать или нет и как делать — еще не принято. Потому снова и снова откладываем, вместо того, чтобы, когда мы будем в хорошем энергетическом состоянии, сесть и принять решение. Или понять, что решение пока приниматься не будет и отложить дело.
— 2 группа: дела, где решение принято, но нет/не хватает ресурсов (денег, времени, человека). Вот ты точно знаешь, что еще полгода не выделишь время на это дело, а оно болтается в твоей голове и занимает место и забирает энергию.
— 3 группа: дела, по которым вы можете принять решение и есть доступные ресурсы, чтобы справиться с этой задачей.
Суть в том, чтобы в план дел на завтра ставить только задачи, по которым приняты решения и есть ресурс. Либо в самый продуктивный и осознанный, энергетически сильный период дня принимать решения по делам, по которым они не были до сих пор приняты.
Дела, по которым решение сейчас принять не можем и ресурс выделить тоже не можем, — выделяем малоприметным цветом, задвигаем пока на задний план! Они нам не мешаются.
Работаем только над теми проектами, где возможно простое их выполнение. А не мучаемся по поводу всех задач подряд — за которую из них хвататься.
Этот момент сразу существенно уменьшает и прокрастинацию.
Когда ты выгружаешь список дел, первое ощущение — уфф, теперь я ничего не забуду, можно просто работать.
Кто-то в тренинге жаловался, что, наоборот, появилось больше тревожности, что дел оказалось так много.
Но (!) если список находится НЕ в твоем основном поле видимости, если он выгружен и отложен, а в твоем списке ближайших действий — только те, по которым есть решение и есть ресурс, то все становится значительно проще.
Потом можно еще поработать цветом:
Зеленым (или любым другим приятным цветом) мы помечали, какие я действительно ХОЧУ сделать, а не надо. Тут у меня было некоторое удивление — я думала, что в моей жизни гораздо больше дел ХОЧУ, чем оказалось. Есть, что менять.
Серым — дела, которые, может, и не надо делать вообще.
Выделить красным очень важные дела, которые если вы не сделаете – будет катастрофа.
А также стоит пройтись по списку и удалить те, которые можно не делать.
Когда я выделила серым дела, которые можно вовсе не делать и ничего не случится, темно-коричневым — дела, по которым не приняты решения, и темно-синим — дела, по которым сейчас нет ресурса (времени, денег, сил, мотивации, людей) и сдвинула их вниз — то в основном списке осталось существенно меньше дел, над которыми и надо работать.
Среди них еще красные — которые стоит сделать первыми.
Остальные отдыхают, отстаиваются.
Осознание № 3. Положительное подкрепление, хвалить себя. И планировать только 1-2 главные дела дня
«Подвиги дня», после которых, если ты их выполнил — ты уже герой. Остальные — бонусом! Выполнил? Ура, ты еще больший молодец.
Итак, я выгрузила 400 дел из головы, структурировала их, пометила цветами разные дела.
Есть большой соблазн напланировать ежедневно по 10-20 задач и пытаться выполнить их все. Плюс текучка, спорт и разные ежедневные рутины, внедрения новых привычек.
Вечером расстроиться, что выполнено мало. Поругать себя. Переложить невыполненное на завтра — растим монстра Завтрамена.
А «на завтра» и так уже был запланирован свой большой список дел. Ком растет, неудовлетворение и самобичевание множится. Внутренний судья не может успокоиться и перед сном. Не выспались.
Что в итоге? Отрицательное подкрепление нашей активности, отсутствие энергии и времени для осознанных изменений, для тех дел, которые действительно хочется делать. Упадок сил, апатия.
«Я плохой, я не смог, все могут, а я не могу, я какой-то не такой, все зря, все впустую, если я опущу руки и вообще ничего не буду делать, ничего не изменится. Все, пойду полежу или поем чего-нибудь вкусненького, утешу себя…»
Где уж тут претворять в жизнь какие-то действительно крупные изменения?
И совершенно другая ситуация, когда мы планируем всего 1-2 дела дня: если они будут выполнены, то «день удался». Нет внутреннего стресса, нет хаоса, сплошная четкость и порядок. Дело было — дело сделано. И, главное — ежедневно положительно подкрепляем само движение, усилия по поворачиванию колеса жизни в нужную сторону.
Про положительное и отрицательное подкрепление много говорит и моя любимая Марина Комиссарова (Эволюция).
«Положительное подкрепление каждого небольшого движения к цели.
Если у вас есть какая-то полезная цель, но совершенно нет на нее энергии, то есть делать вам это не хочется, вам может помочь установка, что любое движение в ту сторону делает вас сильней.Не ругайте себя за медленное движение, иначе получится отрицательное подкрепление. Но хвалите себя за любой шаг в ту сторону.
Это выглядит известным, но на практике почти никто не умеет этим пользоваться.
Кажется, что это лицемерно и бессмысленно: говорить «какой я молодец», когда ощущения гордости и удовольствия нет. Гордость и удовольствие придут позже, но если не хвалить каждый шаг, не получится положительного подкрепления, а получится отрицательное».
Это из статьи «Работа над установками».
В другой статье «Полезные привычки» она подробно пишет о внедрении полезных и победе над вредными привычками:
«Чтобы отучить себя от любой вредной привычки, необходимо создать отрицательное подкрепление или хотя бы прекратить положительное подкрепление…»
Зная все это, мой список дел на сегодня сейчас представляет собой всего несколько дел плюс несколько дополнительных, бонусных дел — после длинного пропуска, в следующем экране, который я сразу не вижу, только после перемотки.
На данный момент я снова отказалась от программ со списками дел, типа Todoist и все веду в простом файле в виде короткого списка. Так меньше стресса и больше удовлетворенности.
Еще я в последнее время в течение дня я веду список перечеркнутых выполненных дел, чтобы положительное подкрепление появлялось само даже без усилий. Просто от вида этого списка. Все, день прошел не зря, было многое сделано, ругать себя особо не за что, хвалить — много за что. То есть визуально я показываю себе, что я молодец. «Подвиги дня» выделяю красным жирным.
В«Убей Завтрамена» я увидела еще одно неожиданное для себя задание — хвалить себя вечером перед зеркалом. Обязательно. И очень важно — вечером, перед сном (я думаю, чтобы спалось хорошо). Да и вообще, постоянно себя хвалить.
Осознание № 4. Исключительно хорошо работает система фокусных, буферных блоков и блоков отдыха
Этому приему я научилась у Андрея Парабеллума на тренинге «Самодисциплина».
На неделе надо выделить и запланировать несколько блоков отдыха, а также фокусные (когда мы делаем какие-то крупные, стратегические дела) и буферные блоки (срочные дела, текучка). Каждый блок — несколько часов.
Очень желательно не убирать и не сдвигать блоки отдыха, иметь 2-3 таких блока каждую неделю, лучше один сдвоенный и один одиночный в середине недели.
Каждый фокусный или серию фокусных обрамлять буферными. Тогда мы точно спокойно сможем погрузиться в какие-то важные дела без отвлечений.
Я со спокойной совестью записываю негорящие буферные дела в специальный файлик, потому что четко знаю: скоро я выделю на них время и сделаю разом все.
Фишка именно в том, что время осознанно планируется. Выделяется. Дела выполняются, а не накапливаются в списках.
Нет хаоса, нет метания. Ну, или, по крайней мере, их становится значительно меньше.
Еще у меня есть список дел по проектам — он тоже хранится отдельно, попроектно. Я выделяю фокусный блок «позаниматься SEO-блогом», и там уже смотрю, какие дела мне нужно сделать в первую очередь. Но на них тоже обязательно нужно выделять время, только тогда они будут делаться.
Осознание №5. У нас гораздо меньше времени, чем кажется
На марафоне «Убей завтрамена» мы высчитывали, сколько часов есть в неделе, и сколько реально остается на ту или иную деятельность.
Осознавали, что в течение дня у нас на самом деле есть всего лишь 1-3 блока с каким-то более-менее крупным отрезком, когда мы не прерываемся – 40-50 минут, например. И то, если есть навык.
Нет никаких мифических 8-12 часов на работу! Не существует. Хорошо, если мы продуктивно работаем 2-4 часа в день — это уже отлично.
Давайте смотреть правде в глаза и планировать свой день относительно этих данных. И расставлять приоритеты в делах, в жизни. Тогда не будет горы перекладываемых ежедневно дел, которые хотелось бы успеть сделать.
Осознание № 6. Обязательный отдых
Я пришла к пониманию важности отдыха почему-то только сейчас. После многих лет работы без выходных и отпусков, я поняла, что организм не обманешь. И теперь практически насильно заставляю себя проводить один полный выходной день в неделю без компьютера.
На силе воли невозможно эффективно работать долго — она заканчивается быстрее, чем нам хотелось бы. А откат дорогого стоит. То же самое касается сна. Это иллюзия, что можно сэкономить несколько часов за счет недосыпа. По крайней мере нельзя делать это регулярно. Недоспишь один час — «протупишь» три и даже не заметишь.
Осознание № 7. Разнообразие и индивидуальность
Все мы очень разные. Разные по сути, на разных этапах жизненного развития, потребностей, осознанности, опыта. Разные по степени ответственности за свои действия.
Кроме того, мы постоянно чередуем состояния, жизненные периоды, идем по спирали.
Один и тот же инструмент или решение не подойдут разным людям. Одному и тому же человеку стоит регулярно что-то менять.
Чтобы эффективно получалось двигаться вперед, важно, чтобы «глаз не замыливался». Если какой-то инструмент больше не работает, оказывается отложенным в сторону или больше не мотивирует, пора искать и тестировать новые.
Раньше, например, я работала с игровым RPG органайзером Хабитика.
Потом забросила ее и понимаю, что это нормально.
Пробовала и много других программ, систем, способов. Сейчас у меня своя подборка из самых эффективных для меня инструментов, из самых разных технологий тайм-менеджмента и самоорганизации. О некоторых моментах я писала в статье «Как успевать больше».
Постоянно менять и чередовать инструменты — правильно и полезно. Танцуйте с бубном вокруг своих целей, так, как хорошо танцуется именно вам.
Лишь бы был результат.
В
Стодневках, кстати, как раз все этим и занимаются — прощупывают свои желания и цели, ищут оптимальные для себя способы и инструменты мотивации, строят свою «идеальную жизнь», чтобы иметь все, что хочется и успевать все это.
Подытожим:
· Расчистить мозг, убрать из него все беспокойства («спокойно, мозг, все записано»).
· Снизить уровень стресса, оставив в ежедневном списке дел 1-3 самых важных.
· ДЕЛАТЬ их, действительно делать, а не перекидывать на завтра.
· Подкрепить положительно свои усилия. Кто молодец? Я молодец.
Бесплатная «Самодисциплина» Андрея Парабеллума в книгах есть тут (кнопка «бесплатно», там же есть и другие его книги, это он сам на днях выложил в открытый доступ). А тренинги бесплатно или очень дешево (старые) — тут.
Про платный тренинг Самодисциплина в живом виде, вместе с Андреем Парабеллумом можно увидеть в анонсах у Андрея в ленте в ВК или на его сайте в меню — «Тренинги».
Марафон «Убей завтрамена», как я поняла, проходит 1-2 раза в год и анонсируется в группе в ВК или в эккаунте Андрея Степанова. Стоит совсем недорого — около 1000 рублей.
Комментарии (0)