Если вам всегда не хватает времени, посмотрите на что оно уходит… Затем устройте перезагрузку своего распорядка дня

Я регулярно сталкиваюсь с проблемой нехватки времени: хочется читать больше книг, учиться новому, делать работу быстро и эффективно. Но в сутках ограниченное количество часов.

Как успевать больше, не красть при этом время у сна и не превратиться в загнанную лошадь?

Ищу ответы в статьях людей, чья жизнь кажется мне организованной и гармоничной.

Сегодня вы все время доступны для других людей и постоянно отвлекаетесь. Это ужасная правда современности: мы боремся за время. И эта гонка ускоряется с каждым днем.

Время — невозобновляемый ресурс, поэтому приложите максимум усилий, чтобы распланировать свой день, и не потерять ни минуты.

Нет ничего, что мы можем сделать, чтобы изменить прошлое. Но в наших силах расширить время для будущего — стать более продуктивным. Возьмите ответственность за свое время, так вы успеете сделать больше стоящей работы.

Начните вести хронометраж.

В течение нескольких дней ведите учет по часам: после этого вы точно будете знать, на что расходуете свое время. Встречи, телефонные разговоры, письма, оповещения, короткие разговоры и множество других отвлекающих моментов, постоянно раскалывают наше внимание.

Занесите в список все ваши встречи, дедлайны и все, что между ними. Проанализируйте, сколько времени в действительности вы тратите на каждое из дел, сравните с тем, сколько времени в идеале вы хотели бы уделять на это.

Планируйте все: ваш день, неделю. Обратите внимание, когда ускользает время, и реорганизуйте план.

Лора Вандеркам, автор «Книги о потерянном времени. У вас больше возможностей, чем вы думаете», провела интервью с десятками успешных, счастливых людей и заметила, что они распределяют время иначе. Вы тоже можете выбрать, как потратите свои 168 часов (в оригинале книга называется «168 часов: У вас больше возможностей, чем вы думаете»).

Станьте проактивными

Первый шаг — пустить в ход большие отрезки времени, которые пока не задействованы. Многие люди большую часть своего дня проводят в режиме реагирования: отвечают на письма, посещают бессмысленные встречи и разрешают экстренные проблемы других людей.

Каковы ваши личные цели? Ваши ежедневные дела и задачи приближают вас к главной цели вашей жизни? Выполнение каких задач приносит больше всего результатов? Сфокусируйтесь на них и отсеките лишнее.

Периодически вычищайте список задач, удаляйте то, что не приносит вам результатов.

Относитесь к тайм-менеджменту как к управлению малым бизнесом, сократите избытки и сфокусируйтесь на том, что действительно приносит результаты.

Сократите список обязательств

То, как вы тратите время, говорит о том, как вы расставляете приоритеты.

Ваши обязательства имеют огромное влияние на ваше время.

Взгляните на все сферы жизни и перечислите все свои обязательства. Результаты могут вас удивить.

Хотя есть такие обязательства, от которых мы не можем отказаться, как например работа или семья, есть масса вещей, которым мы можем сказать «нет».

У вас есть право распределять время, как вам этого хочется.

Старайтесь тратить меньше времени на то, чтобы помочь другим людям выполнить их задачи. Сконцентрируйтесь на том, что поможет вам достичь ваших целей.

Научитесь отклонять предложения. Соглашайтесь на работу над теми проектами, что задействуют ваши лучшие стороны и в целом повышают ваше благосостояние.

Не мучайтесь чувством вины. Если вам не нравится, как вы проводите свое время, измените то, как вы его распределяете. Жизнь слишком коротка, чтобы работать над ненавистными проектами, которые забирают всё ваше время.

Как только вы исключите из жизни то, что вам не приносит радости или не проявляет ваши ценности, у вас появится время заниматься тем, что вы действительно любите.

Используйте по максимуму промежуточные часы

После встреч, работы, размышлений или разбора писем ваша сила воли будет не в лучшем состоянии. Сделайте продуктивную передышку.

Используйте «промежуточное время» — это примерно от часа до трех часов в день, которые вы проводите между важными задачами. Обычно этого времени недостаточно, чтобы выполнить что-то еще. Или это то время, что необходимо, чтобы прийти в себя после глубинной работы.

Дорога на работу, ожидание в очереди, бессмысленные разговоры в офисе, небольшие перерывы в расписании, длительные перерывы между работой, часы, когда вы уже закончили активно двигаться по списку задач, в это время у вас есть возможность прослушать подкаст, заняться языком, отправиться на прогулку, почитать книгу или статью, что предварительно сохранили. Запланируйте, на что потратите остаток дня или, что еще лучше, делайте подобные перерывы в течение дня, чтобы дать мозгу передышку.

Относитесь к планированию отдыха также серьезно, как к планированию всего дня. Важно продуктивно использовать перерывы в расписании и помните, что делая паузу, вы достигните большего в долгосрочной перспективе.

Большинство людей успевают больше, когда работают небольшими интервалами. Организовав свое расписание с учетом природных скачков энергии, вы поможете себе оставаться продуктивным.

Остерегайтесь «похитителей времени»

Это те люди, что стремятся захватить ваше время и подтолкнуть вас работать в режиме реагирования. Это может быть клиент с частыми звонками или письмами во время отпуска. Коллега, который постоянно просит о помощи.

Мы привыкли и уже не удивляемся, что кто-то постоянно крадет наше время. Не позволяйте похитителям управлять вами. Если вы не защитите свое расписание, другие люди этим воспользуются.

Когда вы на работе, вы включены в процесс. Когда у вас перерыв, вы занимаетесь другими вещами. Помните: отдых — это ваше время.

Есть один способ, как противостоять похитителям времени, — научитесь говорить нет, когда вы заняты. Оберегайте свой главный ресурс — время. Не извиняйтесь за то, что разумно инвестируете свои часы.

Отключите оповещения

Уведомления разрушают нашу жизнь. Вам даже не обязательно читать сообщение, одно только оповещение уже сбило ваш фокус.

Исследования, проведенные в 2016 году, показали, что человек смотрит на телефон в среднем 47 раз за день.

Проблема не в телефонах, это жужжание и вибрация — бесконечное испытание для вашего внимания. Отключите уведомления! Я серьезно. Выключите их все до последнего.

Постоянные отвлечения от работы над проектом убивают вашу продуктивность. Уведомления — величайший враг.

Заранее решите, на что хотите потратить свое время. Нацельтесь на главные приоритеты, отведите им время в календаре. Игнорируйте письма. Закройте дверь. И садитесь за работу, которая должна быть сделана. Создайте атмосферу, способствующую работе над задачами и генерации идей.

Спланируйте завтрашний день сегодня

Готовый план на завтра обеспечит чувство порядка, поможет справиться с хаосом в жизни, сбережет время, что вы потратили бы на план с утра.

Инвестируя 1% времени сегодня, вы станете в десять раз эффективнее завтра. Писатель Джек Кэнфилд говорит: если вы хотите провести день действуя, а не реагируя, то составьте план с вечера.

Если вы планируете неделю или месяц заранее, то вы уже знаете, над чем будете работать завтра. Напомните себе о задуманном.

Уделите время планированию завтрашнего дня. Каждая минута, что вы тратите на планирование, сохраняет минуту, что вы бы потратили на выполнение задачи.

В конце дня отведите 20 минут на рефлексию, подведение итогов, составление плана и расстановку приоритетов на следующий день. Заканчивайте свой день с целью.

Выявление наиболее важных задач на завтра и занесение их в план — наилучший способ запрограммировать себя на достижение максимального результата.

План послужит вам маяком, поможет сфокусироваться на важном, когда вы столкнетесь с отвлечениями, или когда в конце дня сила воли будет слаба.

Договоритесь каждый день приходить на встречу с самим собой для составления плана следующего дня.

Составьте систему

Как только вы очистите свой распорядок дня и исключите дела, которые крадут у вас время, вам потребуется система, чтобы привить новый подход к работе.

Запишите все шаги своей системы, старайтесь следовать ей как только можете. Следуйте системе, и она поможет минимизировать бессмысленную трату времени.

Сфокусируйтесь на том, чтобы планомерно, а не быстро продвигаться к своим целям. Со временем вы улучшите свою производительность и будете успевать больше.