Я никогда прежде не планировала жизнь на несколько лет вперед. До недавнего времени я существовала в «экосистеме», где заранее все было просчитано — сначала школа, потом университет. Но теперь постепенно учусь строить планы на пару лет вперед, соотносить долгосрочные цели или заранее запланированные события с еженедельными задачами и разумно распределять время.
На сайте The Ascent прочитала о системе планирования, которую использует Майкл Мотта, и решила поделиться его методом с читателями «Жить интересно!».
Профессор, автор книги Long Term Person, Short Term World.
Я двигаюсь к долгосрочным целям, используя комплект, как я называю, «ежедневников продуктивности».
В комплект входит два блокнота: краткосрочный дневник (КСД) и долгосрочный дневник (ДСД). КСД рассчитан на месяц, ДСД — на пять лет.
5 лет — достаточно длительный промежуток, чтобы выйти за рамки краткосрочного планирования и достаточно длинный, чтобы ответственно подходить к долгосрочным целям. (Временные промежутки можно подстроить под себя. Важно, чтобы один из дневников был на долгосрочную перспективу, другой — на ближайший период.)
ДСД служит основой, с ним стоит сверяться, чтобы убедиться, что ваши текущие цели соотносятся с долгосрочными принципами и желаниями.
КСД используется ежедневно для разработки еженедельного плана и отслеживания прогресса. Отслеживая продвижение к цели, вы можете оценивать происходящее и вводить изменения, что делает путь к цели более эффективным.
Вместе КСД и ДСД эффективная комбинация: ДСД — подход к планированию «сверху вниз», КСД — «снизу вверх». Краткосрочный дневник предоставляет карту местности, гибкость и многообразие путей, которые нельзя предвидеть при долгосрочном планировании.
Если вы составляете краткосрочные планы, сверяясь с ДСД, а ДСД модифицируете под влиянием КСД, тогда эти дневники послужат вам мостом между настоящим и будущим Я.
Я разработал эту систему по двум причинам:
1. Я испытывал трудности с организацией процесса: приливы продуктивности сменялись застоями, и так раз за разом.
2. У меня была привычка перепрыгивать с одной системы планирования на другую, а потом возвращаться к первой. Я тратил много времени на планирование, вместо того, чтобы выполнять задачи.
Новая система решила две эти проблемы и позволила мне:
Управлять задачами, временем, целями на основе последовательного и реалистичного фундамента.
Совместить аналитический и творческий подход к задачам. Это легкий, гибкий и (относительно) увлекательный способ планирования.
Что отличает мою систему от других?
Есть две важные отличительные черты моей системы от других техник планирования, основанных на ежедневниках.
1. Задачи, не связанные с вашими главными целями, не попадают в блокноты. Дневники продуктивности — это святое. В них вы обнаружите удивительную правду о себе. Это не случится, если рядом с грандиозными целями будет запись «не забудь купить туалетную бумагу».
2. Ежедневный фрирайтинг — важная составляющая КСД. В действительности, большая часть страниц посвящена письменным практикам. Это фундамент, на котором строится ваша продуктивность.
Что хорошего в ведении дневника?
Ведение дневника методом, который описан здесь, или каким-либо другим способом всегда приносит массу преимуществ. Немаловажно, что это простое занятие, а значит будет легко начать и привить такую привычку. Вы буквально просто водите рукой по странице или печатаете на компьютере. Даже не так важно, что вы пишите или печатаете, важен сам процесс.
Величайшая польза от ведения дневников в том, что они помогают разобраться с нашими ментальными моделями ( https://ru.wikipedia.org/wiki/Ментальные_модели) и улучшить эмоциональный интеллект. Влияние ментальных моделей и низкий эмоциональный интеллект — наибольшие препятствия для личной эффективности и рациональной работы с целями.
Ментальные модели — это мысли и подсознательные убеждения, которые определяют, как мы смотрим на мир и как мы решаем действовать в ситуации. Это невидимые ангелы и демоны на наших плечах.
Эмоциональный интеллект — это наша способность распознавать эмоции в окружающих и наши собственные, и использовать эту информацию эффективно.
Дневники — один из лучших инструментов для самоисследования на глубинном уровне и определения моделей, по которым мы живем.
Ведение дневника, фиксация событий и мыслей развивает осознанное восприятие себя и окружающих, подсказывает, как лучше управлять своим поведением.
Если коротко: ведение дневников делает нас более эффективной и подлинной версией самих себя.
Инструменты
Внедряя систему, первоочередное решение — использовать электронные инструменты и приложение или бумагу и ручку. Оба варианта хороши. Я опишу мой бумажный аналог, но система применима и к электронным вариантам.
Я использую блокноты MoleskineCahier для краткосрочного и долгосрочного планирования.
В них ровно 80 страниц, что идеально для меня. Это чуть больше, чем нужно для краткосрочных планов, и не так много, чтобы я ушел в дебри с долгосрочным планированием. Идеально для четкого письма в ДСД и детального и всестороннего описания целей в КСД.
Я фанат этих блокнотов Moleskine, но есть множество других вариантов, которые будут работать не хуже — большие, маленькие, с твердой обложкой, нелинованные, в клеточку, какие только хотите.
Помимо ежедневников вам потребуются еще две вещи: бланк to-do листа и обычный карандаш.
Устройство
Расскажу, как устроены мои дневники, чтобы вы смогли повторить это со своими ежедневниками.
Оба блокнота поделены на две части, но я придумал, как спастись так, что с начала до конца я использую их для одной цели, а с конца для другой. Это спасает от бесполезного пролистывания в поисках нужной страницы.
Оба блокнота поделены на две части, но я придумал, как спастись от бесполезного пролистывания в поисках нужной страницы: я первую часть блокнота я использую для одной цели, а для другой — переворачиваю его и начинаю писать с последней страницы.
Организация долгосрочного дневника
На внутренней стороне обложки записаны принципы, которыми я руководствуюсь при постановке целей и которые мотивируют меня на действия. Я не буду тратить время на рассказ о том, как определить жизненные принципы. Если вы можете добраться до ядра своих целей, вы на правильном пути. (Рекомендую прочитать книгу Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей»).
Ниже я оставляю свободное место — сюда я записываю цели, которые смог достичь с момента, когда завел этот дневник. Оставьте достаточно места, вы будете поражены сколько всего успеете выполнить, как только ваши устремления будут записаны на бумаге.
Ежемесячные страницы
Первые 60 страниц долгосрочного блокнота — это 60 месяцев на ближайшие 5 лет вашей жизни. Это страшно, но увлекательно.
Каждая страница месяца поделена на три секции: в первых строчках обозначены ориентиры на месяц. Лучше писать после того, как подведете итоги предыдущего месяца.
Вторая треть страницы — итог текущего месяца: Как прошел месяц? В чем я преуспел, а в чем потерпел неудачу? Что повлияло на мои результаты? (Уделяйте особое внимание своим ресурсам.)
Оставшееся место отведено для корректировок и мыслей на следующий месяц. Чему я научился? Что следует изменить, прежде чем двигаться дальше? (Подумайте снова о своих ресурсах, и как лучше их использовать.)
Страницы, посвященные целям
Оставшиеся 20 страниц посвящены выбранным целям. Под «выбранными» я имею ввиду цели, которые будут частью моей жизни в эти пять лет. А не те цели, за которые я планирую взяться в гипотетическом будущем. Их я записываю на стикер и держу в ДСД, пока они не готовы занять место на отдельной странице.
Начиная с конца блокнота, я отвожу каждой цели отдельную страницу. Я даю ей название и описываю её. Дальше я перечисляю важнейшие дела, необходимые для достижения выбранной цели. Не все цели требуют столько места, но мне нравится выделять каждой отдельную страницу.
Устройство краткосрочного дневника
Еженедельные сессии
Первые 60 страниц посвящены ежедневному фрирайтингу. Номер страницы не всегда соответствует текущему дню, в тот или иной день я могу написать больше или меньше.
Мой блокнот имеет направляющие принципы и никаких строгих правил. Запомните: структурированный, но гибкий.
Я пропускаю пару строк между записями, указываю дату и время, и стараюсь написать страницу. Иногда получается больше, иногда выходит всего пара строк.
Большинство записей начинается с воспоминаний того, что произошло или, что я планирую сделать. Иногда это то, что грузом лежит на душе, а порой это просто — «Я только проснулся. Кофе хорош». И такие записи становятся самыми умными мыслями, записанными мной, чаще, чем мне бы хотелось это признавать:).
Но я знаю, что намного важней поддержать привычку, даже если вы просто напишете «Сегодня был хороший день» или «Я пишу только чтобы привить привычку» (Это то, что я написал 10 Июня 2016. В тот день у меня не было ни вдохновения, ни времени, чтобы писать.)
На каждый день недели у меня есть тема или вопрос, но они служат скорее как запасной план, если у меня совсем нет мыслей, о чем написать. Например, в понедельник я вспоминаю планы на неделю — важные встречи, задачи, мелочи вроде списка покупок. Во вторник часто пишу о задачах и приоритетах на неделю. В среду люблю погрузиться в личные вопросы. В четверг продолжаю путь, выбранный в среду, или нахожу новые вопросы. В пятницу мне нравится провести рефлексию недели, пока еще есть время что-то изменить: что мне удалось, что нет. В выходные пишу на случайную тему, не связанную ни с чем, о чем я писал в последнее время.
Последние двадцать страниц с конца блокнота я использую, чтобы обозначить:
• ориентиры — мини-цели, которые обозначены в начале страницы соответствующего месяца в ДСД.
• ориентиры на неделю, в соответствии с целями на месяц. Оставляю пару строк, в случае изменений и для подведения результатов.
• цели и задачи
• две страницы я использую для перечня задач по долгосрочной цели и для трекера привычек, например тренировок и медитации. Здесь я отслеживаю прогресс и соотношу намерения «бегать по 2 мили» и реальные действия «пробежал 1 милю».
Сравнивая намерения и результаты, исследуя контекст своих действий, вы объединяете две версии себя: то, каким вы хотели бы быть, и то, каким вы были в действительности. Когда две эти версии встречаются, можно многое узнать о себе.
Слева я пишу дату, потом намерения и реальные действия. Справа — комментарии и мысли, возникающие после встречи двух версий себя.
Я предпочитаю простую систему отслеживания действий:
• галочка — если я выполнил намеченное
• восклицательный знак — если результат превысил обозначенную норму
• знак ~, когда я сделал меньше намеченного
• X — если я ничего не сделал
• прочерк — если никаких планов не было
Ежедневные сессии
Последние 20 страниц этого блокнота я отвел для записей в течение дня. Это помогает мне не сбиваться с пути и уделять внимание действительно важным вещам, а не распыляться на мелочи.
Я не очень строг, но стараюсь:
• сверху страницы дата
• слева записываю время
• затем проект, над которым я собираюсь работать
• в следующей колонке — задачи, которые я собираюсь выполнить
• затем, итоги
• Правую часть страницы я оставляю для записей и мыслей, которые потом помогут при подведении итогов недели или месяца.
Эти записи выполняют пять функций:
Ответственность. Чтобы написать «10:24 — устал, но попытаюсь выполнить» занимает меньше 10 секунд, но по какой-то причине подталкивает продолжать путь.
Хлебные крошки. Если вы такой же, как я, то скорее всего не запомните, где остановились, если не будете вести детальные записи.
Время. Люди обычно плохо рассчитывают время, которое потребуется на выполнение задачи.
Итоги. Короткая запись — хорошее напоминание о том, как прошел ваш день. Из этих записей можно почерпнуть много наблюдений, которые не видны иным путем.
Переход. Записи будут особо полезны, когда месяц и КСД закончатся. По записям вы можете точно сказать, на какой стадии по каждому проекту вы остановились, и перенести всю важную информацию.
To-do лист
Я использую Emergent Task Planner. Плюс такого планера в том, что он позволяет составить справа список задач, а с левой стороны — планировать, когда вы хотите к ним приступить. Это заставляет задуматься, сколько времени уделить каждой из задач, и при необходимости позволяет менять их местами.
Лист планера можно поместить в блокнот. Мне нравится оставлять его на странице рядом с ежедневными записями.
Вам не надо ждать нового года или начала нового месяца, чтобы воспользоваться такой системой планирования. Нет ничего магического в этих событиях. Вы можете руководствоваться своим собственным календарём, а не тем, что принят в обществе или, продиктован, например, фазами луны.
Начните сегодня или завтра, если можете. Выберете другой день, если необходимо.
Комментарии (0)