Настало время планирования тех дел, которые являются ежедневной необходимостью — рутин.
Слово «рутины» в самом общем смысле означает следование заведенному шаблону или известным навыкам, превратившимся в механическую привычку. Под словом, наводящим тоску, всего лишь скрываются действия, которые со временем начинаются отрабатываться человеком без участия эмоций с минимальной тратой сил. Проще говоря, рутины представляют собой действия, которые выполняются без размышлений о целесообразности их выполнения.
С позиции эффективного планирования дел, все рутины можно разделить на две группы.
Первая группа — это дела, не имеющие важности в достижении целей и не работающие на жизненные приоритеты, но обеспечивающие определенное качество нашей жизни.
Во-первых, это обязательства. Внешние обязательства и обязательства в рамках ваших глобальных целей. К внешним обязательствам можно отнести регулярные коммунальные платежи, оплату детского сада, страховок и прочих услуг.
Очень приятно делать эти рутины в срок и жить без тяжести невыполненных дел.
Во-вторых, к рутинам относятся хозяйственно бытовые дела: стирка, уборка квартиры, мытье посуды и тому подобное.
По большому счету такие дела не влияют напрямую на достижение жизненных целей в приоритетных областях, но гораздо приятнее жить в чистом доме, пользоваться чистыми предметами обихода, одевать чистую одежду.
Вторая группа — это рутины, работающие на наши цели и приоритеты.
Уход за собой, по сути, тоже рутина: регулярный поход к парикмахеру, косметологу, маникюрному мастеру или домашние процедуры (маски, скрабы). Ведь без регулярности уход за собой имеет мало смысла.
Чем чаще повторяется одно и то же действие, тем сильнее становятся нейронные связи, отвечающие за формирование привычки. Рутина — это привычка. Так пусть эта привычка станет «лучшей из служанок».
Так же, как и важные дела, работающие на приоритеты, рутины нужно планировать.
Для начала нам предстоит отправиться на поиски рутин.
В своем блокноте запишите все рутины, которые можете припомнить. Пишите все, что нужно выполнять регулярно, указывая напротив периодичность.
Например: стирка — ежедневно, уход за комнатными растениями (полить цветы) — еженедельно, стрижка — ежемесячно. Уверена, что сразу все вспомнить очень трудно, пополняйте этот список, как только «всплывет» новая рутина. Когда список в целом будет готов (возможно, в нем еще будут коррективы), распределите рутины от самых редких (например, визит к доктору — 2 раза в год) к частым (мытье посуды — 2 раза в день).
Количество дел, которые необходимо выполнять регулярно, впечатляет.
Среди рутин есть дела, которые за вас не выполнит никто — уход за собой (даже если вы предпочитаете салонные процедуры — время ваше), профилактические визиты к врачу, прогулки, тренировки. Сюда же можно отнести регулярное время для общения с детьми, как сказка на ночь, например. Промаркируйте такие рутины, они требуют вашего непосредственного участия.
Среди рутин есть те, которые вам нравится делать. К примеру, мне нравится готовить. В вашем списке тоже найдутся такие дела, промаркируйте их.
Еще раз внимательно посмотрите список и определите, что вам делать не нравится. Такие рутины можно делегировать другим. К примеру, часть домашней работы посильна детям школьного возраста. Ребенок может помочь пропылесосить, вытереть пыль и т.д.
Если есть возможность, некоторые функции можно отдать на аутсорсинг, нет — подумать, как автоматизировать. Пусть дело останется в вашем списке, только теперь ваша задача заключается не в исполнении, а в организации и контроле выполнения.
Когда вам известно большинство рутин, их можно научиться планировать.
Удобнее начать с самых редких, распределив во времени. Подумайте, а затем протестируйте, как вам удобно. Например, оплату коммунальных услуг удобнее ставить на третью неделю месяца, когда квитанции уже сформированы, но последний срок оплаты (как правило, это 25 число) еще не наступил. Не хотите тратить время — можно использовать автоплатеж.Для еженедельных рутин назначьте день.
Теперь коротко о ритуалах. Чистить зубы и умываться — это тоже рутины. У подавляющего большинства людей живущих по плану или без плана есть ритуал, который называется утренний туалет. У кого-то этот ритуал включает больше дел, у кого-то меньше. Но каждый без плана знает, из каких процедур состоит его утренний ритуал. Мой утренний ритуал кроме гигиенических процедур включает подъем младшего сына с потягушками и массажиками, уборку постели, завтрак вместе с детьми (приготовить и убрать со стола); еще я кормлю аквариумных рыбок, отвожу ребенка в детский сад. Это обязательное начало традиционного будничного дня. В 9 утра я готова к работе.
Традиционный будничный вечер у меня выглядит так: после 17 часов я забираю ребенка из детского сада. Мы возвращаемся домой. Я загружаю стиральную машину и начинаю заниматься ужином. Ужин должен быть готов к 19:00. В нашей семье свежеприготовленный ужин к семи часам вечера — это традиция. пока все тушится, варится, запекается, мы с ребенком рисуем, режем, пишем, конструируем.
После ужина мы идем с сыном гулять, а в непогоду — играть. Затем младший собирается спать, а для меня наступает время общения со старшим сыном. Затем полчаса процедур по уходу за собой.
У меня не много ежедневных рутинных дел, но так было не всегда. Просто со временем я усвоила два важных принципа.
Принцип первый состоит в том, что рутины следует располагать за рамками основного дневного времени. Основное время — время для работы над приоритетами.Лучше всего для рутин подходят утро и вечер.
Принцип второй. Утро — время для тех рутинных дел, без которых невозможно обойтись для хорошего начала нового дня. Такой принцип нужно соблюдать для того, чтобы минимизировать всю суету и не тратить на нее силы и энергию, потому что энергию и силы для нового дня следует направить на работу с тем, что действительно ВАЖНО. Иначе рискуете устать в мелочах, так и не приступив к приоритетным задачам.
Теперь несколько слов о традициях. В моей семье всегда пятница по традиции была днем уборки квартиры. Так делали моя бабушка и моя мама. Я тоже постепенно по мере взросления включалась в этот процесс, но для меня это было не самым приятным обязательством. Уборка квартиры — дело необходимое, но не из числа очень значимых, поэтому сегодня по возможности уборка делегируется.
Еще одна традиция — покупке продуктов, хозяйственно-бытовых товаров отведен один день в неделю. В один из выходных дней по списку покупается все необходимое, среди недели нет необходимости тратить время на магазины. Это удобно.
За непродолжительное время путем проб можно легко найти место для ежедневных необходимых дел. В самом начале можно на видное место крепить список рутинных дел (утренних и вечерних) и сверяться, переставлять местами, выбирая, как вам удобно. Со временем каждое окажется на «своем месте».
Такой подход позволит интенсифицировать рутинную работу без поисков мотивации для ее выполнения. Поставить стирку, разложить вещи по местам, приготовить одежду на завтрашний день, проверить выполнение уроков ребенком, почитать книгу перед сном малышу — эти дела перейдут из разряда обязательств в разряд ритуалов, таких же простых и обязательных как умыться и почистить зубы.
Рутины в работе
Если речь идет о рабочем времени, здесь тоже можно заметить структуру, в которой есть приоритеты, есть рутины и непредвиденные дела.
Не важно, кто вы по должности, подчиненный или руководитель, именно ваши личные приоритеты не позволяют рабочим будням превратиться в сплошную рутину.
Как эту идею реализовать? Как определить свои личные приоритеты? Механизм простой.
Представьте, как вы хотите видеть свое «рабочее» будущее через три-пять лет. Если вы видите себя на другой работе, решите, что нужно сделать, чтобы действительно через пять лет иметь работу вашей мечты. Если ваша карьера связана с той организацией, где вы работаете сейчас, оцените, что нужно сделать, чтобы карьерные достижения соответствовали мечтам. Работа на результат — это и есть ваши личные приоритеты.
Если в работе приоритетов нет, рабочее время строится как время работы на чужие цели, а не на собственные результаты. Когда с точки зрения личных достижений каждый день похож на предыдущий, возникает ощущение рутины.
Планирование рабочего времени должно основываться на известных принципах: лучшее время отдается приоритетам, а рутинам — «уголки» рабочих часов с жесткой привязкой по времени, к примеру, 30 минут на работу с почтой ежедневно перед обедом.
Через несколько повторений мы без напоминаний удерживаем в голове свои ежедневные рутины и легко воспроизводим этот порядок дел.
При работе с рутинами самый важный принцип осознавать, что рутинами нужно повелевать и управлять, подчинять себе на благо, а не зависеть от них! Они не должны отнимать основное время, и уж тем более становится смыслом жизни! За горами посуды, марафонами с пылесосом часто проходят лучшие годы, особенно это касается женщин. Раскидывайте рутины по «уголкам» вашего дня, делегируйте то, с чем не готовы справляться сами, оставляя основное время и силы на личные приоритеты.
Именно ваши приоритеты и цели требуют основного приложения сил и энергии, а также большей части времени. Все остальное вторично!
При планировании рутин по возможности нужно выбирать не самое продуктивное время. Потому что время высокой работоспособности принадлежит приоритетам, тому, что имеет самую большую значимость.
Домашнее задание на сегодня и завтра:
В своем блокноте запишите все рутины, которые сможете припомнить. Пишите все, что нужно выполнять регулярно, указывая напротив периодичность.
Например, стирка — ежедневно, уход за комнатными растениями (полить цветы) — еженедельно, стрижка — ежемесячно. Пополняйте этот список, как только «всплывет» новая рутина. Когда список в целом будет готов (возможно, в нем еще будут коррективы), распределите рутины от самых редких (например, визит к доктору — 2 раза в год) к частым (мытье посуды — 2 раза в день).
Можно поступить иначе. Заведите отдельные страницы для:
• ежегодных и ежемесячных рутин (самые редкие),
• еженедельных рутин (самые частые);
• ежедневных рутин.
Вписывайте каждую рутину в «свою» страницу.
Когда вы в предыдущем занятии работали над составлением карты действий в приоритетах, обратили внимание, что некоторые дела имеют периодическую повторяемость. Это рутины, работающие на приоритеты. Например, занятия в спортзале — 3 раза в неделю, поездки к родителям — ежемесячно, культурный досуг с ребенком — еженедельно.Промаркируйте их, например, подчеркиванием.
Завтра нам предстоит «сводить» годовой и ежемесячный планы.
В следующий раз мы встретимся с вами в среду, 7 июня. Я по-прежнему присутствую рядом с вами в комментариях: разъясняю, анализирую, отвечаю на вопросы.
Комментарии (0)