Как продуктивные люди заканчивают рабочий день

В последнее время я много интересуюсь, как сделать работу своим хобби, делом жизни, призванием. Изучаю чужой опыт, общаюсь с людьми, которые, как мне кажется, нашли свою нишу.

И все мои собеседники упоминают о том, что мысли и переживания о делах и задачах лишают нас сил, и в долгосрочной перспективе делают нас менее продуктивными. Особенно от этого страдают те, кто работает вне офиса с четким графиком, а занимается собственным проектом или бизнесом.

Мне понравился пост Бекки Кейн, где она рассказала, как заканчивает рабочий день, чтобы остановить поток мыслей о проекте и дать себя возможность перезарядиться, а на следующий день взяться за дело с максимальной продуктивностью. Вот перевод этой статьи.

Оригинал статьи — в блоге Todoist.com

Мои рабочие дни раньше проходили по одному и тому же сценарию.

Я сажусь за компьютер в смутном понимании, что хочу сделать. Проверяю электронную почту. Отвлекаюсь на массу новых сообщений. Трачу слишком много времени на срочные, но в конечном итоге неважные задачки.

Чувствую себя виноватой, что недостаточно продвинулась по действительно важным проектам.

Продолжаю работать допоздна, даже когда заканчиваются силы, потому что никогда не чувствую, что сделала достаточно.

Продолжаю думать о всех важных вещах, что не успела выполнить, даже после того, как ухожу с работы.

Следующий день начинаю, чувствуя себя истощенной, нервной и виноватой за то, что не отработала вчера по максимуму.

Как вы можете предположить, я регулярно не выполняла задуманное и каждый рабочий день заканчивала в стрессе и разочаровании. Именно тогда я оценила всю силу того, чтобы заканчивать рабочий день по определенному распорядку.

Если вы всё сделаете правильно, вы сможете оставить мысли о работе в офисе, перестанете волноваться обо всём, что еще предстоит сделать, и сможете взяться за дела на следующий день без промедлений.

7 простых, подкреплённых научными исследованиями, способа закончить рабочий день правильно

1.      Очистите свое рабочее место и рабочий стол своего компьютера

Знаю, знаю. Организация рабочего пространства — один из самых старых и самых скучных советов. Но у этого есть ощутимые преимущества для нашего ментального здоровья и продуктивности.

В 2011 году исследователи Принстонского университета выяснили, что загроможденное, неорганизованное рабочее место ухудшает нашу способность фокусироваться и обрабатывать информацию, что в итоге мешает нам достигать максимальных результатов.

Не только физический беспорядок отвлекает наше внимание. Если у нас с вами есть что-то общее, то возможно вы тоже заканчиваете день с десятью и более открытыми окнами в браузере. Большое количество открытых вкладок увеличивает нашу восприимчивость к отвлечениям, подталкивает перепрыгивать с задачи на задачу, что в свою очередь замедляет мышление и снижает продуктивность. В попытке сфокусироваться на более чем одном деле, мы понижаем свою продуктивность на 40%, и IQ в среднем на 10 баллов.

В конце рабочего дня уделите минуту, чтобы прибрать рабочий стол, сохранить всё, над чем вы работали, и закрыть все вкладки и окна. Это поможет начать новый день без лишних отвлечений перед глазами.

Бонус: Перед тем как закрыть вкладки, я добавляю документы или ссылки, которые мне понадобятся в будущем, в заметки к соответствующей записи в to-do приложении. Так я сэкономлю время на следующий день.

2.      Просмотрите, что вы уже сделали

Один из самых простых и наиболее эффективных способов поддерживать запал к действию — это праздновать победы. Тереза Амабайл, директор по исследовательской работе Гарвардской бизнес-школы и автор нескольких книг, объясняет, как её команда обнаружили этот простой, но эффективный способ:

«Когда мы сравнили лучшие и худшие дни участников тестирования (основываясь на их настроении в целом, определенных эмоциях и уровне мотивации), то обнаружили, что участники часто называли лучшим день, когда достигли какого-либо прогресса в индивидуальной или групповой работе. Наиболее частой причиной «плохих дней» была неудача или провал.

Рассмотрим, как прогресс взаимосвязан с одним компонентом внутренней рабочей жизни — общим эмоциональным состоянием. В 76% прогресс происходил в дни, которые люди оценивали как лучшие, регресс в эти дни происходил лишь в 13% случаев».

Мы привыкли оценивать прогресс в контексте долгосрочных целей и больших достижений. Проблема в том, что они случаются не так часто. Команда Амабайл выяснила, что маленькие победы приносят такой же психологический подъем:

«Большая часть шагов вперед, о которых нам сообщили участники, были лишь небольшими событиями. Тем не менее они вызывали одинаково положительную реакцию. Обратите внимание на эту запись в дневнике программиста высокотехнологичной компании:

«Я выяснила, почему кое-что не работало так, как надо. Я почувствовала облегчение и радость, потому что для меня это был небольшой, но прогресс»».

Чтобы поднять настроение и уровень мотивации, уделите пять минут в конце рабочего дня, чтобы вспомнить и похвалить себя за выполненные задачи.

3.      Напишите план на завтра

Один из самых распространенных способов закончить рабочий день — составить план работ на завтра. Написание списка задач на следующий день стимулирует продуктивность двумя важными способами:

• Это поможет перестать думать о работе. Сложно остановить мысли о рабочих задачах, даже если вы отложили дела. Бесчисленное количество исследований показывает, что наш мозг запрограммирован думать о незавершенных задачах до тех пор, пока мы их не выполним. Психологи называют это эффектом Зейгарника. Я предпочитаю думать об этом, как о встроенном приложении с напоминаниями. Постоянный поток мыслей о незавершенных задачах может мотивировать нас завершить то, что уже начато, но это же не дает нам отдохнуть в конце рабочего дня. К счастью, есть способ, помогающий положить конец бесконечным переживаниям — написание плана дает такое же умственное облегчение, как и непосредственное выполнение задач.
• Это повышает силу воли. Исследования приводят доказательства, что каждое дополнительное решение, которое мы принимаем в течение дня, расходует наши умственные способности и ресурсы силы воли. Начиная день с четким планом дня и расставленными приоритетами, вы сокращаете количество решений, которые пришлось бы принять в течение дня, и высвобождаете ресурсы для продвижения по наиболее важным проектам.

Очистите разум и сберегите силу воли, написав план на завтрашний день с вечера.

4.      Настройтесь «съесть лягушку» первым делом с утра.

Как однажды сказал Марк Твен: «Если съесть лягушку с утра, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Если выразиться менее красноречиво: если вы выполните наиболее трудную и важную задачу первым делом, остаток дня покажется легким.

Сделайте будущему себе услугу — используйте время в конце рабочего дня, чтобы облегчить поедание лягушки завтра. Я обнаружила один эффективный способ: в конце рабочего дня я закрываю все окна, кроме одного, что понадобится мне при выполнении первой строчки в to-do листе на завтра. Например, я пишу публикацию для блога. В конце дня я оставляю открытым только один google-документ. Когда я сажусь за компьютер утром, открытое окно напоминает мне о важнейшей задаче на день и одновременно устраняет препятствия, мешающие приступить к делу.

Другой способ облегчить поедание лягушки — начать день с небольшой победы. Прежде чем уйти с работы, Амир Салихефендик, основатель и главный исполнительный директор Todoist, определяет, какую небольшую задачку он выполнит первым делом утром следующего дня. Выполнение небольшой задачки даёт импульс к действию, так подойти к выполнению главного пункта становится ментально проще.

Подготовьте себя к первому успеху дня, оставив с вечера открытым лишь одно окно, которое потребуется вам для выполнения наиболее важной задачи. Выберите маленькую задачку, выполнение которой придаст вам импульс двигаться в течение дня.

5.      Столкнитесь лицом к лицу с делами, которые вы откладывали

У нас у всех есть надоедливые записи в to-do листе, которые мы никак не можем выполнить.

По какой-либо причине они вызывают у нас дискомфорт, и мы постоянно откладываем их выполнение. Затем мы ощущаем чувство вины, что вызывает еще больший дискомфорт. В итоге мы еще сильнее избегаем этих задач. Подобный самосаботаж ведет к петле прокрастинации.

Успешные люди выработали привычку справляться с чувством дискомфорта. Джастин Рознстейн, сооснователь приложения Asana для управления проектами в небольших командах, даёт такое объяснение:

«Я поддаюсь прокрастинации. И это не по тому, что я ленивый. Я откладываю дела, потому что что-то в наиболее важной задаче вызывает легкий (или не легкий) дискомфорт. К счастью, я нашел незаменимый трехступенчатый способ, помогающий продвинуться от прокрастинации к действиям:

• Определить, что я откладываю.
• Честно сказать самому себе или другу, что в этой задаче вызывает у меня дискомфорт.
• Определить простой следующий шаг».

Расто Васко, разработчик Todoist, заканчивает рабочий день, обозначая любую незаконченную задачу, которую, как ему кажется, он избегал:

«Если мне кажется, что я откладываю выполнение какой-либо задачи, я стараюсь разбить её на две и более подзадачи, это облегчит подход к ним на следующий день».

Чтобы вырваться из петли прокрастинации, в конце каждого рабочего дня определите, какие задачи вы избегали или какие пункты из плана дня вызывают у вас дискомфорт. Разбейте проблему на более маленькие и легкие в выполнении задачи, внесите следующий шаг в план на завтрашний день.

6.      Определите время, когда заканчивается ваш рабочий день, и придерживайтесь выбранного часа

Если вы заканчиваете работать в заранее установленное время, то будете действовать более эффективно в течение дня.

Исследования показывают, что чем дольше мы работаем, тем менее продуктивными мы становимся. Необходимы доказательства? График, составленный журналом The Economist, показывает негативную взаимосвязь между продолжительностью рабочего дня и эффективностью в течение каждого часа в странах-участниках Организации Экономического сотрудничества и развития в период между 1990 и 2012 годами.

На что уходит все это время? Закон Паркинсона гласит:

«Работа заполняет все отпущенное на неё время». Например, если у вас есть два дня на выполнение задания, то вы будете заниматься им два дня. Если вы отведете на выполнение задачи лишь два часа, то потратите всего два часа.

Вы можете использовать закон Паркинсона, чтобы повысить производительность. Обозначьте, что должны выполните работу к 18:00, это поможет вам успеть гораздо больше за меньшее количество часов.

Плюс, заканчивая работу в определенное время, вы даете себе возможность расслабиться и перезарядиться, что важно для долгосрочной продуктивности.

Легко говорить о преимуществах того, чтобы заканчивать рабочий день в определенное время. И совсем другое дело — действительно применять этот совет. Белль Купер, писатель и со основатель приложения для отслеживания своих показателей Exist, каждый день стремится закончить работу к запланированному мероприятию в 17:30:

«Так как я знаю, что не смогу уделить время работе в вечерние часы, то стремлюсь закончить все критически важные задачи к 17:30. Четкий дедлайн удивительным образом помогает мне не отвлекаться от дел и оставаться продуктивной в послеобеденные часы. Бывает я смотрю на часы где-то в 15:00 и понимаю, что потратила в пустую время с обеда, но осознание, что осталось всего два с половиной часа до конца рабочего дня возвращает меня в строй.

Я пробовала работать по такой системе, не планируя ужин или тренировку на 17:30, и получалось не так успешно. Дедлайн становится более гибким, и в итоге я работаю гораздо дольше или же просто допускаю мысль, что могу поработать подольше, что сигнализирует, что я выполнила меньше, чем могла бы».

Убедитесь, что вы заканчиваете рабочий день в разумное время, назначьте планы с другом на идеальный для завершения работы час.

7.      Заканчивайте день на высокой ноте

Сложно радоваться работе, когда у вас был не самый продуктивный день.

К счастью, есть способ закончить рабочий день на высокой ноте, даже если ваш to-do лист на выглядит не так, как вам хотелось бы.

·         Простите себя. Если вы не выполнили всё, что запланировали на сегодня, не истязайте себя за это. Исследования показывают, что проявление самосострадания в моменты прокрастинации помогает преодолеть прокрастинацию в будущем.

• Проявите благодарность. Это один из самых быстрых способов улучшить настроение и самоощущение. Скажите спасибо коллеге в конце рабочего дня. Как дополнительный бонус, скорее всего это скрасит и его/её день тоже.
• Окажите кому-то услугу. Научно доказано, что, делая что-то для другого человека, вы становитесь счастливее.

Короткий список дел, которыми вы можете завершать свой рабочий день:

1.      Наведите порядок на рабочем столе, сохраните всё, над чем работали, и закройте все вкладки и окна.

2.      Просмотрите выполненные за день дела.

3.      Составьте план на завтра.

4.      Оставьте открытым только то окно, что потребуется для выполнения главной задачи завтрашнего дня.

5.      Запланируйте маленькую победу на утро.

6.      Разбейте задачу, которую избегаете, на более мелкие и простые в разрешения задачки.

7.      Придерживайтесь установленных часов работы, запланировав встречу с другом или тренировку.

8.      Простите себя, если не успели выполнить всё, что запланировали.

9.      Поблагодарите коллегу.

10.  Окажите кому-то небольшую услугу.